Remote Arbeiten bei Webwirkung – Erfolgreich ohne Meetings?

Erfolgreich sein ohne unzählige interne Meetings, Zoom-Calls und Termine ist unmöglich? Wir bei Webwirkung glauben an das Gegenteil. Ein Unternehmen sollte Arbeit ermöglichen und nicht verhindern. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen erklären, wie wir bei Webwirkung durch remotes arbeiten mehr Zeit für wirkliche Arbeit und weniger «Blabla» kreieren.

Spätestens seit Corona müssen die meisten Firmen remote arbeiten. Auch wir sind aktuell (Februar 2021) im Homeoffice, jedoch machen wir das bereits seit 2014. Wir haben einige Grundsätze entwickelt, welche sich über die Jahre ergeben haben, welche für uns gut funktionieren, um remote zu arbeiten.

Ein wichtiger Grundsatz für uns ist die Schriftlichkeit. Wir haben intern keine Meetings. Natürlich schauen sich zwei Personen zusammen ab und zu etwas an und besprechen es kurz. So sparen wir extrem viel Zeit.

Überlegen Sie sich folgendes: Vier Personen sind zwei Stunden in einem Meeting und brauchen zusätzlich eine halbe Stunde Vor- und Nachbereitung – dann sind wir bereits irgendwo bei zehn Stunden Arbeitszeit, welche wir meistens verschwendet haben. Meetings generieren Arbeit, erledigen Arbeit aber eigentlich nie.

Wir setzen auf Schriftlichkeit und wir schreiben und beschreiben alles. Wenn wir intern eine Idee haben, pitchen wir diese. Wir formulieren sie sauber, wir denken sie durch. Sobald wir sagen können «jawohl so stimmt es» posten wir die Idee. Im Gegensatz zu einem mündlichen Pitch in Form einer Präsentation braucht die Schriftlichkeit auch keine direkte Antwort. Bei Präsentationen fühlen sich die Zuhörer oft dazu verpflichtet eine direkte Antwort auf das Präsentierte zu geben. Die Inputs sind oft unüberlegt und wenig wertvoll. Wie auch? Die Zuhörer haben ja soeben das erste Mal von diesem Thema gehört. Der oder die Präsentierende hat sich hingegen meist gründlich und über einen längeren Zeitraum in das Thema vertieft. Solche top-of-mind Feedbacks bringen herzlich wenig.

Wenn der Pitch hingegen schriftlich erfolgt, können sich die Empfänger ebenfalls über einen längeren Zeitraum dazu Gedanken machen. Sie können die Vorschläge in Ruhe lesen und sich in das Thema hinein denken. Anschliessend wird eine saubere und überlegte Antwort verfasst. Das führt nicht nur zu besseren Lösungen sondern zeigt auch mehr Respekt gegenüber der Idee.

Das gleiche gilt auch fürs Status Updates. Oft werden wir gefragt: «Wie können wir ohne Meetings und ganz remote wissen, wie der Stand der Projekte bei meinen Mitarbeitenden ist?». Auch bei Statusupdate verzichten wir komplett auf wöchentliche, wiederkehrende Sitzungen. Wir verfassen einmal pro Woche ein schriftliches Update für jedes Projekt. Dieses kann der vorgesetzte und auch Peers lesen. Am Morgen, Abend, über den Mittag. Wann auch immer die Zeit gerade passt. Bei Fragen stellen wir die Rückfragen direkt unter das Update, für alle sichtbar.

Ein weiterer Vorteil der Schrifltichkeit ist die Nachvollziehbarkeit für die Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter erst zu einem späteren Zeitpunkt in ein Projekt einsteigt, ist es oft schwierig nachzuvollziehen, was bereits gearbeitet wurde. Besonders, wenn alle wichtigen Entscheide in Meetings gefällt wurden. Das mündliche Wort ist bereits verloren. Durch die saubere, schriftliche Diskussion können neue Mitarbeiter ohne Probleme die gesamte Geschichte eines Projektes nachvollziehen. Das beinhaltet alle getroffenen Entscheidungen, erledigte Aufgaben sowie den aktuellen Zeitplan.

Die Schriftlichkeit bringt natürlich auch Vorteile in der Kommunikation mit dem Kunden. Für beide Parteien ist die Zusammenarbeit nachvollziehbarer. Unstimmigkeit entstehen wesentlich seltener. Sollten Sie trotzdem einmal entstehen, können Sie durch die klare Transparenz der Schriftlichkeit viel schneller aus der Welt geschafft werden.

Der letzte grosse Vorteil der Schriftlichkeit im Remote arbeiten ist die Asynchronität. Was heisst asnychron? Asynchron bedeutet, dass wir nicht live und in Echtzeit miteinander kommunizieren müssen, um ein Projekt oder eine Aufgabe voranzutreiben. Insbesondere in Firmen, die komplett remote arbeiten und über den ganzen Erdball verteilt sind, ist dies ein enormer Vorteil. Die Mitarbeiter arbeiten in eigenen Zeitzonen und in eigenen Rythmen. Es ist unmöglich zu gewährleisten, dass ale Mitarbeitenden gleichzeitig «online» sind. Die Schriftlichkeiten erlaubt es Ideen und Inpulse an bestimmten Aufgaben dann abzugeben, wann es für den Mitarbeitenden stimmt. Die anderen Personen können die Schritte dann weiter verfolgen, sobald sie Zeit dafür finden. Diese Art des zeitversetzten Arbeitens klingt anfangs vielleicht langsam oder ineffizient. Probieren Sie es aus. Sie werden merken – es ist genau das Gegenteil.

Auch bei Webwirkung haben wir intern nicht den Anspruch an sofortige Antworten und permanente Erreichbarkeit. Wir respektieren die Konzentration und die Zeit unserer Mitarbeitenden. Diese benötigen sie nämlich auch zur Erledigung der komplexen Aufgaben. Wir möchten niemanden aus einem Flow-Zustand herausreissen.

Ein weiterer Vorteil dieser Arbeitsweise. Die Kommunikation ist mit allen Teammitgliedern gleich, egal ob in Wil oder in Polen. Tatsächlich wurde unsere Arbeitsweise relativ stark von unserem Entwicklerteam geleitet. Die gesamte Geschäftsführung von unserem Team in Polen machen wir schriftlich, indem wir Nachrichten posten und einen bis zwei Tage später eine durchdachte Antwort geben. Natürlich, auch wir haben regelmässig Zoom-Calls. Wir haben regelmässig Zoom-Calls aber bei diesen trinken wir einfach gemeinsam einen Kaffee. Dabei geht es um den sozialen Austausch und nicht primär ums Geschäft. Denn das ersetzt die Schriftlichkeit noch nicht.

Wir schätzen den persönlichen Kontakt mit unseren Kunden. Insbesondere in der Anfangsphase und dem Kennlernen. Es geht nämlich darum Vertrauen zu schaffen und sich kennenzulernen. Vertrauen schaffe ich nicht per E-Mail oder Telefon, sondern hier geht es um «vor Ort». Ist die Zusammenarbeit stabil und das Vertrauen vorhanden, kann das Treffen auch öfters mal durch einen Zoom oder ein einfaches Telefon ersetzt werden.

Es versteht sich von selbst, dass für diese Arbeitsform sämtliche Informationen und Dokumente an einem einheitlichen Ort und für alle Zugänglich gepflegt werden müssen. Neben den üblichen cloud-basierten Dokumentablagen wie Google Drive nutzen wir insbesondere für die Projektarbeit die Software Basecamp. Die Gründer dieses Tools sind Pioniere im Thema remote Arbeiten. Ihr Produkt Basecamp ist von dieser Philosophie durchdrungen. Es eignet sich daher perfekt für remote und schriftliche Arbeit.

Wenn Sie Fragen zu unserer Arbeitsweise haben, kontaktieren Sie uns. Wir geben Ihnen gerne mehr Auskunft.