Warum mein Meeting abgesagt wurde

Es ist Mittwochmittag. Wir sitzen schon bei Dessert und Kaffee und unser Chef Noah verkündet erfreut, dass uns soeben ein Messeplatz für eine lokale IT-Messe am Abend des nächsten Tages zugesprochen wurde. Eine grossartige Gelegenheit für uns. Das Problem: Wie kriegen wir nicht nur den Stand, sondern den besten Stand der Messe innerhalb von 36 Stunden hin? Wir fangen an zu diskutieren und es werden unterschiedliche Vorschläge gebracht. Auf dem Rückweg ins Büro mache ich mir meine Gedanken. Da ich erst seit einem Monat bei Webwirkung arbeite, möchte ich mich als initiativer Mitarbeiter zeigen, der kräftig anpacken kann. Das ist meine Gelegenheit!

Dank meiner Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen und Firmengrössen stelle ich einen Plan zusammen: Meeting initiieren, besprechen und den Stand zum Erfolg führen! Ich setze mich an meinen Laptop, suche einen freien Slot für das Meeting heraus und sende allen eine Einladung. That will show them! Doch eine gefühlte Sekunde später kommt eine Absage meines Chefs für dieses Meeting. Was war los? Wieso diese Klatsche? Ich habe es noch diesen Tag erfahren.

Noch bevor ich mich entsinnen kann, entdecke ich eine Meldung in meinem Basecamp. Wir nutzen das kollaborative PM-System für knapp 80 % unserer täglichen Projektarbeit. Ich habe mich zu diesem Zeitpunkt noch nicht warm gemacht mit allen Funktionen, aber

Doch zurück zur Meldung. Noah hat mir eine persönliche Nachricht geschickt: «Danke für die Initiative, aber bitte kein Meeting aufsetzen. Wir regeln das anders». Ich lege den Fall zur Seite und kümmere mich um meine anderen Aufgaben. Wenige Stunden später taucht eine weitere Meldung im Basecamp auf: «Messestand Konzept». Ein anderer Mitarbeiter hat innerhalb von wenigen Stunden ein vollständiges Konzept erstellt und präsentiert es uns zur Prüfung. Wir geben unseren Senf dazu ab und der Vorschlag wird gutgeheissen.

Am nächsten Abend stehen wir an unserem Messestand und ich muss zugeben: Wir haben unser Ziel erreicht.

Doch was ist im Hintergrund passiert und wie kam das zustande? Das hat einiges mit einem wichtigen Prinzip der Gründer und Eigentümer unseres PM-Systems zu tun: Meetings aren’t free.

Bei der Einführung von Basecamp haben sich die Verantwortlichen bei Webwirkung nicht nur darüber Gedanken gemacht, welches Tool unseren Alltag erleichtern wird. Sie haben auch die grundlegenden Prinzipien dieses Werkzeugs analysiert und festgelegt, was das konkret für unser Unternehmen bedeutet.

«Meetings aren’t free» ist eines der wichtigsten Bestandteile der Basecamp-Philosophie. Während andere Firmen die Kalender ihrer Mitarbeiter mit Calls, täglichen Stand-ups und Infomeetings zubetonieren, haben wir sehr oft leere Kalender. Für mich im Verkauf ist das eine grossartige Bereicherung, denn ich kann schnell und spontan auf Anfragen von Neukunden reagieren. Ich muss lediglich die Zeit berücksichtigen, die ich für die Vorbereitung brauche.

Aus meiner persönlichen Erfahrung habe ich keine gute Beziehung zu Meetings aufgebaut. Nicht zuletzt seit 2020 habe ich etliche Stunden in Onlinemeetings investiert, bei denen ich gar nichts beitragen konnte. Kurz vor dem Ende dieser Meetings kam auch sehr oft die abschliessende Frage: «Ja, was machen wir jetzt? Bis wann macht, wer, was?»

Die darauf folgenden Minuten führten nicht nur dazu, dass ich mein nächstes Meeting verpasste. Man hört in diesen Momenten sehr oft passiv-aggressive Aussagen wie «Ich kann nicht, ich habe leider viel zu tun mit X» oder «Das klingt doch nach einer Aufgabe von deiner Abteilung Y, könnt ihr das bitte machen?»

Kommt Ihnen das bekannt vor? Die Gründe dafür könnten in der Natur von Meetings selbst liegen.

Wie oft sind Sie einem Meeting beigetreten und die Informationslage war wie folgt: Alle kennen grob das Thema dieser Besprechung, aber nur wenige oder kein Mitarbeiter konnte sich vorgängig vertieft mit dem Thema auseinandersetzen, geschweige denn eine Agenda und eine Zusammenfassung schicken?

Aber ein halbes Dutzend Mitarbeiter sitzt vor dem Rechner und wartet auf Anweisungen. Meistens macht lässt der Organisator alle drei Anstandsminuten warten, macht dann das Intro und führt alle grob in das Thema der Besprechung ein. Just zu diesem Zeitpunkt tritt auch der übliche Last Man Standing dem Meeting bei, entschuldigt sich für die Verspätung und fragt, falls er genug mutig oder wichtig ist für die Besprechung, nach einer kurzen Zusammenfassung.

Alle Beteiligten wissen mehr oder weniger um was es geht, aber selten findet man einen Mitarbeiter der sich vertieft mit der Problematik auseinandergesetzt oder sogar eine Lösung herausgearbeitet hat. Die Kosten dafür: 7 Personen a 15min, das macht 1h 45min.

Gemäss Basecamp Prinzip ist das eines der grössten Schwächen von Meetings. Ein grosses Investment vieler Beteiligter, mit einem geringen Resultat. Der Grund dafür ist die synchrone Kommunikation, denn sie muss zeitlich stattfinden. Der Ressourcenfresser wird vermieden mit dem Gegenteil davon: der asynchronen Kommunikation.

Bei Webwirkung würde ein ähnlicher Fall maximal 50min aller Beteiligten kosten, inklusive Lösungsvorschlag und Entscheidungsfindung. Der verantwortliche Mitarbeiter würde 30min lang die Problematik analysieren, einen Lösungsvorschlag herausarbeiten und alles in einem Briefing zusammenfassen.

Alle interessierten und wichtigen Beteiligten würden sich das Briefing ansehen und hätten die Gelegenheit ihre Meinung kundzugeben. Zeitaufwand: Maximal 20min insgesamt. Die Zeitersparnis insgesamt entspricht ungefähr eine Stunde und das nur für eine Aktion. Stellen Sie sich nur vor, wie viel Zeit Sie in einer Woche, einem Monat oder Jahr dadurch sparen können.

Ausserdem entspringt das gesamte Konzept dann der gebündelten Idee eines Mitarbeiters und keinem Flickwerk von halbherzigen Gruppenmeinungen und komischen Partikularinteressen, wie es sonst der Fall ist.

Eine weitere inhärente Schwäche von Meetings ist die unklare Verantwortlichkeit eines Projekts, der Idee oder Aufgabe. Das bedeutet nicht nur, dass keinerlei Verantwortung übernommen wird. Es gibt auch keine Person, die das gesamte Wissen über einen Sachverhalt sammelt und als Ansprechperson dient. Auch die Delegation von Teilaufgaben wird zum Problemfall. Hier kommen dann firmeninterne Hierarchien mehr zum Spiel als wirkliche Projektverantwortungen.

Mit dem oben beschriebenen Vorgehen wird diese Problematik vollständig umgangen. Auch der Praktikant kann dem CEO selbst eine Teilaufgabe übermitteln. Dies ist besonders bei strategischen Fragen wichtig. Letzterer übernimmt diese sehr gern, weil er weiss, dass das Projekt in guten Händen ist.

Da stand ich nun. Nach 20 Jahren bei grösseren Unternehmen war ich sehr erstaunt über das Ergebnis dieser kontraintuitiven Herangehensweise. Seit diesem Tag erlebe ich fast täglich die Vorteile des Grundsatzes «Meetings sind nicht kostenlos»: Mein Kalender ist nicht zugepflastert und ich kann mir Zeit nehmen für tiefgründige Aufgaben und die Verantwortlichkeit ist jedem bewusst. Ausserdem sind unsere Aktionen und Pläne sinnvoller, da sie den gebündelten Gedanken von Experten entspringen und frei von politischen Partikularinteressen sind. So ist es auch möglich, dass wir den Grossteil unserer Zeit effizient Remote arbeiten.

Und auch mein Ego hat es mittlerweile vertragen, dass mein Meeting abgesagt wurde.