Schnittstelle zwischen europa3000™ und einem Onlineshop

europa3000™ ist eine ERP Business Software der Firma europa3000 AG aus dem Kanton Aargau in der Schweiz. Das Kürzel ERP steht für Enterprise Ressource Planning und ermöglicht Geschäftsprozesse digital abzubilden. europa3000™ fokussiert sich auf KMUs und ist deshalb beliebt bei kleinen und mittleren Geschäften in der Schweiz. Das System bietet gängige Funktionen wie Adressverwaltung, Lager und Artikelverwaltung, Module zur Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Debitorenverwaltung, Finanzbuchhaltung, Kreditorenverwaltung und Einkauf, Lohnbuchhaltung sowie verschiedene Auswertungen und Statistiken an.

Detaillierte Informationen zu europa3000 finden Sie auf der Anbieterwebseite: https://www.europa3000.ch/softwareprodukte/erp-software

Egal ob Sie bereits einen Onlineshop betreiben oder die Lancierung eines Onlineshops planen, Sie müssen den Shop in Ihre IT-Prozesse integrieren. Ein Onlineshop, der nicht mit den anderen Systemen angebunden ist, funktioniert häufig nur schlecht und ist mit viel Aufwand verbunden. Speziell wenn dann noch verschiedene Kundengruppen (B2B und B2C) dazukommen mit unterschiedlichen Konditionen oder ein grosser Produktkatalog wird es aufwändig.

Deshalb sparen Sie als Onlineshop Betreiber viel Zeit und Nerven, wenn die Systeme verknüft sind. Die B2B Kunden sehen online direkt ihren individuellen Preis, die Bestellungen landen direkt im europa3000 und die Buchhaltung aktualisiert sich völlig automatisch. Die Lagerbestände stimmen in Echtzeit und die Produktdaten sind überall immer up-to-date. Das schafft die Voraussetzung für einen erfolgreichen Onlineshop sowie ein tolles Kundenerlebnis.

Damit europa3000™ und der Onlineshop miteinander kommunizieren können, braucht es eine Schnitstelle. Eine Schnittstelle ist der Weg sowie eine gemeinsame Sprache, wie die beiden Systeme miteinander sprechen können. europa3000™ bietet zwei Module, die sich dafür eignen. Einerseits das XML-Talk Modul und andererseits die modernere e2k.WEB-API Lösung. Abhängig von Ihrem Abonnement müssen Sie diese Module zusätzlich buchen.

Es gibt Unterschiede zwischen den beiden Methoden. Beim XML-Talk Modul wird eine Information in einer Datei gespeichert. Bei der API ist die Kommunikation direkt. Das heisst, beim XML Modul wird eine Datei mit einer Information gespeichert, dann an den Onlineshop geschickt und vom Onlineshop eingelesen. Umgekehrt schreibt der Onlineshop dann wiederum eine XML-Datei, sendet diese europa3000™ zu und wird dort wieder eingelesen. Auf beiden Seiten braucht es deshalb einen Auslöser, damit dieser Prozess angestossen wird. Das kann z.B. ein Zeitintervall sein oder ein manueller Prozess.

Beim Modul e3k.WEB-API handelt es sich um eine standardisierte RESTAPI Schnittstelle. Dieser Weg ist viel flexibler und auch schneller. Dank der API kann man z.B. direkt beim Aufrufen eines Produkt den Lagerbestand im europa3000 abfragen. Die Kommunikation ist also viel direkter und findet nicht via Datei export, Datei senden, Datei import statt, sondern ermöglichst eine direkte Verbindung der beiden Systeme.

Die Verknüpfung mit der Web API ist aus unserer Sicht die elegantere Lösung. Heutzutage brauchen Onlineshops die flexibilität und die Geschwindigkeit der direkten Kommunikation mit einem ERP System. Wir setzen deshalb bevorzugt das e3k.WEB-API Modul ein. Abhängig vom Systen kann aber eine Kombination sinnvoll sein. Die API ist die neurere Technologie und teilweise können (noch) einzelne Verküpfungen schneller mit XML-Talk umgesetzt werden.

Für Sie stellt sich die Frage, was Sie nun genau verknüpfen sollen. Welche Daten brauchen Sie sowohl im Onlineshop als auch im europa3000™ und welche nicht. Im folgenden zeige ich Ihnen auf, welche verschiedenen Stufen gibt und was aus unserer Sicht besonders Sinn macht.

Die wichtigste Verknüpfung ist häufig das Synchronisieren der Produktdaten. Produkte, die in europa3000™ erstellt und speziell gekennzeichnet werden, z.B. mit einer Checkbox «Onlineshop», werden vom europa3000™ in den Onlineshop übertragen. Das umfasst insbesondere:

sowie weitere, eigene Felder nach Bedarf.

Ausserdem lassen sich auch die Kategorien mit den dazugehörigen Informationen synchronisieren. Dies bedarf einer sauberen Kategoriestruktur.

Meistens macht es Sinn, das Mutationen immer in europa3000™ durchgeführt werden und nie direkt im Shop. Das ERP ist dann die Quelle der Wahrheit und füttert die Informationen dem Shop. Abhängig von der Anzahl der Produkte im europa3000™, werden täglich oder sogar alle paar Stunden, alle Produkte synchronisiert. Bei sehr vielen Produkten arbeitet man besser mit einem Mutationsdatum, sodass der Shop beispielsweise über Nacht alle Produkte mutierten Produkte durchgeht. Das spart Rechenzeit.

Leider existiert bei der e3k.WEB-API noch keine Funktion, damit ein verändertes Produkt direkt dem Shop gemeldet wird. Deshalb muss der Shop in regelmässigen Abständen europa3000™ fragen, was sich geändert hat. Häufig erstellen wir noch eine manuelle Möglichkeit einzelne Produkte zu synchronisieren, damit der Arbeitsprozess während der Erfassung von neuen Produkten nicht gestört wird. So kann direkt weitergearbeitet werden.

Wenn nur alle paar Stunden die Synchronisation stattfindet, reicht das häufig nicht für den Lagerbestand aus. Deshalb aktualisiert sich der Lagerbestand in dem Moment, in dem ein Kunde ein Produkt im Shop anklickt. So haben wir jederzeit den korrekten Bestand.

Neue Bestellungen im Onlineshop übertragen sich ins europa3000™. Bei einer Bestellung braucht es mindestens die Produkte, die bestellt wurden und die Liefer- und Rechnungsadresse. Je nach Konfiguration im europa3000™, werden Privatkunden nicht als eigentliche Adressen erfasst, sondern über einen Passanten Kontakt abgewickelt. Bei B2B Kunden muss in der Bestellung auch die Information nach der Kundennummer (Adressnummer) inkludiert sein. Wichtig ist ausserdem, dass die Bezahlart und der Bezahlstatus mitgeschickt wird. Häufig haben B2B Kunden die Möglichkeit, auf Rechnung zu kaufen. Dann müssen wir das im europa3000™ wissen.

Eine Eigenheit von europa3000, die wir gut kennen, sind spezielle Informationen, die notwendig sind auf Ebene der Bestellung sowie auf Ebene jeder einzelnen Bestellposition. Diese Angaben sind notwendig, damit alles korrekt reinläuft. Hierfür haben wir in unserer fertigen Integration ein einfaches Mapping entwickelt, das uns ermöglicht, spezifische Daten auf spezifische Ebenen mitzugeben.

Damit Sie mit Gutscheinen arbeiten können, müssen wir die Gutscheine von europa3000™ mit dem Onlineshop verknüpfen oder den Preis eines Produkts bei einer Bestellung vom Shop ins europa3000™ mitschicken und dann überschreiben.

Gerade beim Vertrieb an Geschäftskunden ist es üblich, dass die Geschäftskunden unterschiedliche Preise haben. Diese unterschiedlichen Preise können auf Produktebene, auf Kategorieebene oder sogar als Globalrabatte ausgestaltet sein. Diese Informationen müssen vom europa3000™ in den Shop übertragen werden, damit die Geschäftskunden jederzeit ihren Preis sehen.

Weiter können Sie Funktionen wie Aktionen mit Aktionspreisen, Cross-Selling, also das verknüpfen von Produkten, die zu einem anderen Produkt gut passen verknüpfen. Dazu gehören auch Zubehörartikel, die im Onlineshop direkt bei einem Hauptprodukt erscheinen. Verschiedene Varianten eines Produkt sind möglich. Spannend ist auch der Bestellimport von europa3000™ zum Onlineshop. So sind für die Kunden alle Bestellungen unter «Mein Account» im Shop sichtbar. Also nicht nur die Bestellungen, die per Shop getätigt wurden, sondern auch solche via Telefon. Dann kann der Endkunde z.B. direkt auch eine Rechnung von einer alten Bestellung herunterladen und Sie als Shopbetreiber erhalten so weniger administrativen Anfragen.

Grundsätzlich können Sie europa3000™ mit jedem modernen Shopsystem verknüpfen. Als Shopagentur fokussieren wir uns auf Shopware 6 und haben mit diesem System viel Erfahrung in der Verknüpfung mit europa3000™. Sowohl die Anforderungen im B2B Umfeld, als auch klassischer B2C Verkauf kann mit Shopware effizient abgebildet werden.

Als Teil der ersten Evaluation des Projekts stellt sich häufig bei komplexen Produktkatalogen die Frage nach einem PIM System. Wir kennen beide Szenarien: direkte Integration von europa3000 mit dem Onlineshop Shopware oder aber über ein PIM System. PIM steht für Product Information Management und bei einem solchen Szenario werden die Produktstammdaten im europa3000 gepflegt, dann im PIM System angereichert und automatisiert ins europa3000 übertragen. Wir arbeiten als Agentur mit Pimcore, einem der Marktführer im DACH Raum und haben sowohl eine fertige Integration zu europa3000 als auch dann weiter ins Shopware. Erfahrungsgemäss macht ein PIM System nur dann Sinn, wenn der Produktstamm gross ist, unterschiedliche Personen für unterschiedliche Produktinformationen verantwortlich sind (Stammdaten vs. Marketingdaten) und auch mehrere Sprache bedient werden müssen. Gerade letzteres ist nur mit grossere Herausforderung direkt aus europa3000 möglich, speziell wenn viele Zusatzfelder involviert sind, die nicht lokalisiert sind.

Zuerst ist wichtig, die ganz genauen Anforderungen gemeinsam zu erarbeiten und zu dokumentieren. Da ERP Systeme wie europa3000™ häufig massgeschneidert angepasst werden für Ihre Prozesse und Bedürfnisse, müssen alle zentralen Abläufe dokumentiert werden. Falls spezielle Felder existieren, die im Onlineshop benötigt werden, müssen diese gut dokumentiert sein. Als Shopagentur mit viel Erfahrung mit Schnittstellen helfen wir dabei. Es braucht aber von Seiten Auftraggeber eine Person, die sich selber sehr gut mit europa3000™ auskennt. Immer auch notwendig ist ein guter IT-Partner, der das europa3000™ System konfiguriert und anpasst sowie sich um alles rund um die notwendigen Feldern und Module seitens europa3000 kümmert.

Üblicherweise starten wir jeweils mit einem Workshop vor Ort oder remote und brauchen dann etwa zwei bis drei Wochen, bis alles festgehalten ist. Wenn Sie den Onlineshop gleichzeitig erneuern oder grundsätzlich aufbauen möchten, erstellen wir gleichzeitig Designskizzen, damit eine schnell Umsetzung möglich ist.

Kontaktieren Sie uns, damit wir auch Ihren Onlineshop in Verbindung mit Ihrem ERP System europa3000™ möglich machen und alles top automatisiert ist.

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